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Eingabehilfen MS-Access

Seit 2005 wird im Rahmen des Digitalisierungsprojektes der inventarisierte Bestand der Studiensammlung in einer MS-Access Datenbank erfaßt. Jedes Artefakt ist durch seine Inventarnummer (gegebenenfalls um eine Sub-Nummer ergänzt) eindeutig identifizierbar. Durch diese starke Detailierung kommt es oft zu gleichbleibenden Informationen. MS-Access bietet standardmäßig eine Reihe von Eingabehilfen, die wir gerne nutzen, um eine effiziente, d.h. rasche und fehlerschonende Eingabe zu ermöglichen:

STRG+2: Kopieren des Feldinhaltes des vorigen Satzes in Formular und Datenblattansicht.

Markieren mit dem "weißen Kreuz": Kopieren von ein oder mehreren Zeilen bzw. Spalten in Datenblattansicht.

1,2, + Pfeil nach unten: automatische Vergabe von laufenden Nummern (Sub-Nummer) in Datenblattansicht. Bei vorhanden Sätzen wird in einem leeren Feld (Sub-Nummer) nach Eingabe der ersten beiden Werte (1, 2) der ersten beiden Sätze nach Betätigen der Taste "Pfeil nach unten" die folgenden Werte (3, 4 usw. ) automatisch gesetzt.

Navigationsleiste markieren+STRG+C/STRG+V: Kopieren und Einfügen von ein oder mehreren ganzen Sätzen in Datenblattansicht (vorzugsweise Tabelle).

STRG+TAB: zum nächsten Registerblatt springen in Formular.

Autokorrektur: Oft gebrauchte Ausdrücke können als "Kürzel" in der Autokorrektur angelegt werden. Z.B. "wf" für Wandfragment, "bb" für Bulbus, in Formular und Datenblattansicht.

Um Daten kontrolliert und übersichtlich zu bearbeiten, ist der Einsatz der Standard-Filter- und Sortiertfunktionen in Formularen und Datenblattansicht zu empfehlen:

Formularbasierender Filter: Eingabe von ein oder mehreren Filterkriterien, die standardmäßig "und" verknüft sind, d.h. alle Kriterien müssen zutreffen. Die Filterkriterien können in einer Abfrage abgespeichert ("Als Abfrage speichern") und bei Bedarf abgerufen werden ("von Abfrage laden").

Auswahlbasierender Filter: Filtert alle Sätze, die den gleichen Feldinhalt des Feldes besitzen, in dem sich gerade der Cursor befindet.

Sortierung A->Z, Z->A: auf oder absteigende Sortierung der gefilterten Sätze nach dem Feldinhalt des Feldes, in dem sich gerade der Cursor befindet. Nummerisches Feld: nach dem Zahlenwert. Textfeld: alphanummerisch, d.h. zuerst wird die erste Stelle des Feldes sortiert, dann die zweite usw. Bei nummerischem Feldinhalt folgt dem Feldinhalt "1" daher "10", "11", ..."2", "20" usw.

Der systematischen Einsatz dieser Eingabehilfen hilft Eingabefehler zu vermeiden und Daten rasch zu erfassen. Wesentlich dabei ist es immer den Überblick zu behalten, was durch die Filter- und Sortierfunktionen unterstützt wird.

 

Kupferspirale vom Mondsee aus der Sammlung Much (6582)
Kontakt:

Studiensammlung
des Instituts für
Urgeschichte und
Historische Archäologie,

3. Stock

Franz-Klein-Gasse 1
A-1190 Wien

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